Hausverwaltung

Anrufe und Termine für Ihre Hausverwaltung.

Mängel aufnehmen, Rückrufe vorbereiten, Gesprächstermine buchen. Callerino hält die Angaben zum Objekt fest und entlastet Ihr Verwaltungsteam.

Agent einrichten

3 Tage kostenlos testenFür Neukunden: 30 Min. inklusive. Karte erforderlich. Danach startet Ihr gewähltes Abo automatisch. Testbedingungen

ObjektAdresse und Einheit erfassen

AnliegenMangel oder Rückfrage einordnen

KontaktRolle und Rückrufnummer aufnehmen

Im Arbeitsalltag

Mängelmeldungen einem Objekt zuordnen

Callerino fragt nach Objektadresse, Einheit, Rolle der anrufenden Person und Rückrufnummer. Eine kurze Beschreibung hilft Ihrem Team, die Meldung einzuordnen und die Bearbeitung im bestehenden Verwaltungssystem fortzusetzen.

Mängelmeldung

Der Agent fragt nach vollständiger Objektadresse, Art des Mangels, betroffener Einheit und seit wann das Problem besteht.

Dringender Schaden

Wasserschaden, Stromausfall im Haus oder andere dringende Hinweise werden in der Notiz gekennzeichnet. Die Verwaltung legt den weiteren Ablauf fest.

Eigentümer- oder Mieteranfrage

Callerino nimmt auf, welche Rolle die Person hat und zu welchem Objekt die Anfrage gehört.

Bestehender Vorgang

Falls bekannt, kann nach Vorgangsnummer, Ansprechpartner oder bisherigem Schriftwechsel gefragt werden.

Beschwerde

Hinweise zu Lärm, Nachbarschaft oder Verwaltung werden sachlich aufgenommen.

Nachricht an die Verwaltung

Kurze Mitteilungen werden zusammengefasst und an das zuständige Team übergeben.

Zwei Mitarbeitende einer Hausverwaltung klären am Telefon eine Anfrage anhand eines Gebäudeplans — Anliegen aufnehmen. Die nächste Aufgabe im Team klären.

Einrichtung

In 4 Schritten zur strukturierten Mängelmeldung

01
Agent auswählen
Passenden Telefonagenten aus der Bibliothek wählen.
02
Kalender einrichten
Kalender verbinden, Terminarten und freie Zeiten festlegen. Begrüßung und Rückrufregeln ergänzen.
03
Rufnummer verbinden
Bestehende Nummer per Rufweiterleitung mit Callerino verbinden.
04
Testanruf prüfen
Mit einem Terminwunsch anrufen und Kalenderbuchung sowie Gesprächsnotiz prüfen.

Vorher und nachher

Objekt, Rolle und Anliegen in einer gemeinsamen Mängelnotiz.

Ohne vorbereitete AnnahmeMit Callerino

BisherMängelmeldungen kommen ohne eindeutige Objektadresse an.

Mit CallerinoCallerino fragt Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Einheit ab.

BisherDas Team muss zurückrufen, um Basisdaten zu klären.

Mit CallerinoDie Notiz enthält Rolle, Rückrufnummer und Beschreibung des Anliegens.

BisherDringende Schäden gehen zwischen normalen Rückfragen unter.

Mit CallerinoHinweise auf Dringlichkeit sind in der Notiz sichtbar.

Ihre Regeln. Ihr Team.

Sie legen fest, welche Objekt- und Mängeldaten der Agent erfasst.

Zero Data Retention bei der KI-Verarbeitung. Ihre Gesprächsnotizen bleiben zugriffsgeschützt in Ihrem Callerino-Konto.

Einrichtung und Übergabe

Agent wählen, Kalender verbinden und Buchungszeiten festlegen. Firmenwissen ergänzen, Rufweiterleitung einrichten und mit einem Terminwunsch testen.

Tarife und Nutzung

Ihr Tarif enthält feste monatliche Kontingente für gemeinsame eingehende und ausgehende Telefonminuten sowie kurze SMS. Mehrverbrauch zum Tarifpreis, Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Alle Konditionen in der Tarifübersicht.

Tarife ansehen

Zusammenarbeit im Team

Ihr Agent übernimmt Routineanrufe. Ihr Team bekommt die Informationen für Beratung und Rückrufe.

Telefonassistenz im Alltag

Vom Anruf zum Termin im Kalender.

Ihr Agent bucht Termine direkt im Gespräch. Nach Ihren Regeln, in Ihrem Kalender.

Anruf

Freie Zeit

Buchung

Termine im Gespräch vereinbaren

„Nächste Woche vormittags“ oder „morgen um 16 Uhr“: Callerino findet freie Zeiten und bucht den passenden Termin.

Mit Outlook oder iCloud. Ihre Kunden können Termine per Link verschieben oder stornieren.

Natürlich sprechen mit GPT‑Live 1

Ihr Agent hört und spricht gleichzeitig. Sie können ihn unterbrechen, Angaben korrigieren oder Namen buchstabieren.

Ihre Stimme, Ihre Begrüßung, Ihr Firmenwissen.

Auch selbst anrufen

Termine vereinbaren und Anliegen klären: Geben Sie Ihrem Agenten ein Ziel und starten Sie Anrufe sofort oder nach Plan.

Mit Ihrer verifizierten Rufnummer und den erforderlichen Einwilligungen.

Datenschutz mit Zero Data Retention

Callerino nutzt Zero Data Retention bei der KI-Verarbeitung: keine dauerhafte Speicherung beim KI-Anbieter, kein Einsatz zum Training.

Wie sind meine Gesprächsdaten geschützt?

Ihre Gesprächsnotizen und Ergebnisse bleiben in Ihrem Callerino-Konto verfügbar. Gespeicherte Audioaufnahmen sind zugriffsgeschützt. Gesprächsinhalte bleiben von unseren Website-Statistiken getrennt.

Datenschutzhinweise lesen

Gut zu wissen

Ihre Fragen zu Callerino.

Kann Callerino ein Ticketsystem ersetzen?

Nein. Callerino nimmt Anrufe strukturiert auf. Die Weiterverarbeitung in einem Ticketsystem ist ein separater Prozess.

Welche Daten sind bei Hausverwaltungen wichtig?

Typisch sind Objektadresse, Einheit, Rolle der anrufenden Person, Rückrufnummer, Beschreibung und ein Hinweis zur Dringlichkeit.

Kann ein KI-Telefonassistent Mängel für eine Hausverwaltung aufnehmen?

Ja. Callerino kann Objektadresse, Rolle, Rückrufnummer und eine kurze Beschreibung erfassen. Die fachliche Bearbeitung bleibt bei der Hausverwaltung.

Was passiert bei dringenden Schäden?

Der Agent kann Hinweise auf Dringlichkeit in der Notiz kennzeichnen und nach den Regeln der Verwaltung auf Weiterleitung oder Rückmeldung hinweisen.

Kann Callerino Eigentümer und Mieter unterscheiden?

Ja, wenn der Agent danach fragt und die Information im Gespräch genannt wird.

Wie wird die Hausverwaltung informiert?

Die Zusammenfassung steht im Dashboard und kann per E-Mail an die hinterlegte Adresse gehen.

Ihr nächster Schritt

So könnte Ihr nächster Anruf aussehen.

Wir zeigen Ihnen den Telefonagenten an Ihrem Anwendungsfall. Sie prüfen, ob Gespräch und Übergabe zu Ihrem Betrieb passen.